Privacyverklaring

Wie is Totality?

Totality Recruiting Services B.V. (hierna Totality) is een zakelijk dienstverlener actief in de flexibele inzet van financieel professionals. Zij zijn gevestigd in Ravenstein (NB) aan de Monseigneur Zwijsenstraat 7. Totality is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens, zoals beschreven in deze privacyverklaring. Deze verklaring is van toepassing op (aanstaande) kandidaten, werknemers, opdrachtgevers, toeleveranciers, gebruikers van de website van Totality en alle andere betrokken partijen bij Totality. In deze privacyverklaring legt Totality uit welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welke doeleinden dit gebeurt en op welke wijze deze gegevens zorgvuldig worden behandeld en beschermd.

In het kader van de dienstverlening legt Totality gegevens vast in haar database ten behoeve van eigen gebruik en gebruik door derde partijen, genoemd in deze verklaring.

Van de volgende groepen worden persoonsgegevens vastgelegd:

Websitebezoekers;
Kandidaten;
Sollicitanten;
Zelfstandigen zonder personeel;
Werknemers;
Opdrachtgevers;
Contactpersonen;
Toeleveranciers;
Samenwerkingspartners.

Totality verzamelt persoonsgegevens op de volgende momenten:

Jij jezelf op een wijze aanmeldt om gebruik te maken van onze activiteiten en/of dienstverlening;
Je onze website of socialmediakanalen bezoekt en/of gegevens hierop invult.

De volgende gegevens worden vastgelegd:

Identificatiegegevens: volledige naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, geslacht, geboortedatum, nationaliteit.
Sollicitatiegegevens: cv, motivatiebrief, werkervaring, opleidingen, referenties.
Arbeidsgerelateerde gegevens: BSN, diploma’s, certificaten, arbeidsverleden, beoordelingen, identiteitsbewijs, beschikbaarheid, verlof.
Financiële gegevens: bankrekeningnummer (voor salarisbetalingen of factuurbetalingen).
Website- en gebruiksgegevens: IP-adres, surfgedrag, cookies.

Wij verwerken deze persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden en op basis van toestemming (mits anders gerechtvaardigd):

Werving & selectie: beoordelen van geschiktheid voor een functie/opdracht.
Uitvoering arbeidsovereenkomst: salarisbetaling, opleidingsadministratie, verzuimregistratie.
Uitvoering betalingsovereenkomst: vastleggen van bedrijfs- en contactgegevens ten behoeve van facturatie, betaling en administratieve afhandeling van de samenwerking.
Opdrachtuitvoering bij opdrachtgevers: voorstellen en plaatsen van kandidaten.
Marketing en communicatie: informeren over events, nieuwsbrieven en acties.
Wettelijke verplichtingen: fiscale administratie, naleving van wet- en regelgeving.
Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor het verbeteren van dienstverlening of interne analyses.

Verstrekken persoonsgegevens derde partijen en met welk doel

Gegevens worden verstrekt aan derde partijen indien noodzakelijk voor de werkzaamheden van Totality in het belang van de betreffende personen. Persoonsgegevens worden enkel gedeeld voor zover dit noodzakelijk is voor het realiseren van de dienstverlening van Totality en altijd binnen de kaders van de geldende privacywetgeving.

Google Analytics: Totality maakt gebruik van Google Analytics om de webstatistieken te analyseren en het gebruikersgedrag vast te stellen. Dit betreft geanonimiseerde statistieken over het gebruik van onze website. Deze gegevens worden niet gebruikt om individuele bezoekers te identificeren.
Carerix: Totality maakt gebruik van Carerix als Applicant Tracking System (ATS) voor het vastleggen, beheren en verwerken van gegevens van kandidaten, medewerkers, opdrachtgevers, toeleveranciers en overige contactpersonen. Persoonsgegevens worden binnen dit systeem uitsluitend verwerkt ten behoeve van wervings- en selectieactiviteiten, het onderhouden van relaties en de ondersteuning van organisatorische, administratieve en communicatieprocessen.
Constant Contact: Totality maakt gebruik van Constant Contact voor het registreren en analyseren van websitegedrag en campagnes met als doel het aantrekken van nieuwe kandidaten.
Intermediairs van financiële dienstverleners: Totality werkt regelmatig samen met intermediairs in de financiële dienstverlening voor het voorstellen en bemiddelen van kandidaten en medewerkers bij financiële dienstverleners.
Financiële dienstverleners: Totality werkt samen met opdrachtgevers in de financiële dienstverlening voor het bemiddelen van kandidaten en medewerkers op opdrachten bij deze organisaties.
Socialmediaplatformen: Voor marketingdoeleinden maakt Totality gebruik van trackingpixels van derden, zoals Meta (Facebook/Instagram), LinkedIn en TikTok. Deze cookies worden alleen geplaatst nadat u hiervoor expliciet toestemming heeft gegeven via onze cookiebanner. Deze platformen kunnen de verzamelde gegevens gebruiken voor advertentiedoeleinden volgens hun eigen privacybeleid.
Opleiders en assessmentaanbieders: Totality werkt samen met erkende opleiders en assessmentaanbieders voor de ontwikkeling van onze professionals. Hiervoor delen we alleen de noodzakelijke persoonsgegevens, zoals naam-, contact- en opleidingsgegevens, om deelname aan trainingen, opleidingen of assessments mogelijk te maken. Deze partijen verwerken gegevens uitsluitend in opdracht van Totality en niet voor eigen gebruik.
Auditors: Totality werkt samen met onafhankelijke auditors in het kader van onze SNA- en ISO-certificeringen. Voor deze audits kunnen persoonsgegevens worden ingezien die nodig zijn om te toetsen of wij voldoen aan de gestelde normen. Deze auditors hanteren strikte vertrouwelijkheid en beveiligingsmaatregelen.

Beveiliging van persoonsgegevens

Alle persoonsgegevens worden zorgvuldig opgeslagen in onze beveiligde systemen, die niet toegankelijk zijn voor onbevoegde personen of partijen buiten onze organisatie. Alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening, worden relevante persoonsgegevens gedeeld met derden. Hierbij delen wij uitsluitend informatie die noodzakelijk is voor de dienstverlening van Totality en die op een geldige juridische grondslag mag worden verstrekt. De informatie wordt gedeeld via beveiligde systemen.

Keuze voor wijzigen/verwijderen persoonsgegevens

Totality bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. In sommige gevallen dient Totality haar persoonsgegevens te bewaren vanwege wettelijke bewaartermijnen of verplichtingen. Na afloop van de bewaartermijn, of naar aanleiding van een verwijderverzoek van de desbetreffende persoon, verwijdert Totality de persoonsgegevens uit haar systemen. Als een kandidaat toestemming heeft gegeven persoonsgegevens te mogen bewaren, zal Totality dit gedurende twee jaar bewaren. Daarna worden deze gegevens verwijderd.

Wij bieden alle bezoekers de mogelijkheid tot het inzien, veranderen of verwijderen van alle persoonlijke informatie die op het moment aan ons is verstrekt. Wij zullen de informatie verwijderen, indien en voor zover het wettelijk is toegestaan dit te doen.

U kunt trackingcookies van Totality en derden weigeren of uw voorkeuren aanpassen via het cookie-icoon linksonder op onze website. Via deze instellingen bepaalt u zelf welke cookies u accepteert of weigert. Houd er rekening mee dat bepaalde functies van de website, zoals het afspelen van video’s of ingesloten content, mogelijk niet correct werken als u cookies weigert.

Gebruik van beeldmateriaal

Totality kan beeldmateriaal (zoals foto’s of video’s) maken waarop medewerkers, kandidaten, opdrachtgevers of overige contactpersonen herkenbaar in beeld zijn, bijvoorbeeld tijdens werkmomenten, bijeenkomsten of evenementen.

Voor het gebruik van beeldmateriaal zoals portretten of opvallende foto’s vragen wij altijd expliciete toestemming, via een apart toestemmingsformulier. Hierin wordt aangegeven voor welke doeleinden het beeldmateriaal gebruikt mag worden (zoals interne communicatie, website, social media of wervingsdoeleinden).

Toestemming is:

Vrijwillig en niet verplicht;
Te allen tijde in te trekken, zonder opgaaf van reden;
Geldig totdat de toestemming wordt ingetrokken.

Voor sfeerbeelden, groepsfoto’s en algemeen beeldmateriaal gebruiken wij het gerechtvaardigd belang als wettelijke basis. Dit betekent dat wij zorgvuldig afwegen of het gebruik van beeldmateriaal proportioneel is en de privacy van medewerkers niet onnodig wordt aangetast.

Wij gaan zorgvuldig om met beeldmateriaal en zorgen ervoor dat:

Beelden niet op ongepaste wijze worden gebruikt;
Geen gevoelige of schadelijke situaties worden vastgelegd;
Er niet zonder toestemming wordt geportretteerd.

Als je niet wilt dat je herkenbaar in beeld wordt gebracht of als je bezwaar hebt tegen het gebruik van bepaalde foto’s of video’s, kun je dit altijd melden. Wij respecteren je bezwaar en zorgen ervoor dat jouw beeldmateriaal niet wordt gebruikt.

Heb je vragen over het gebruik van beeldmateriaal of wil je je toestemming intrekken? Neem dan contact op met de marketingafdeling van Totality via marketing@totality.nl.